Praca zdalna w czasach epidemii — kilka słów po webinarze

Na naszych oczach dokonuje się zmiana, jakiej wielu z nas nie obserwowało jeszcze nigdy. Nie od dziś firmy i instytucje płynnie przechodzą na pracę zdalną, ale to pandemia koronawirusa niejako wymusiła niespotykane do tej pory przyspieszenie tego procesu. Jako firma, która do wewnętrznej komunikacji używa głównie technologii, postanowiliśmy zorganizować spotkanie, oczywiście zdalne, przeznaczone przede wszystkim dla dyrektorów, kierowników, managerów, liderów, HR oraz osób, zajmujących się komunikacją. To oni stoją przed ciekawym wyzwaniem organizacyjnym, jakim jest szybka i sprawna zmiana sposobu pracy w firmie. Podczas webinaru, który odbył się 31 marca 2020 r., dowiedzieliśmy się:

• Jakie są prawne aspekty pracy zdalnej
• Jak (nie) kontrolować pracowników podczas pracy zdalnej
• W jaki sposób może wspierać pracę zdalną Microsoft Teams

Prawne aspekty pracy zdalnej

Paweł Punda, Radca Prawny w Kancelarii Lewczuk Łyszczarek i Wspólnicy
W szczególności zostały omówione zagadnienia;

• podstaw prawnych pracy na odległość,
• różnic między pracą zdalną a telepracą,
• bezpieczeństwa danych i informacji w kontekście pracy na odległość,
• projektowania prywatności,
• modelowego procesu wdrożenia zdalnej pracy krok po kroku.
• Q&As (pytania i odpowiedzi, które padły po prezentacji):

1. Czy pracodawca może wysłać mnie na urlop przymusowy, jeśli nie mam już zaległego urlopu?

[Paweł Punda] Pracodawca nie może przymusowo wysłać pracownika w celu wykorzystania urlopu bieżącego. Ten powinien być wykorzystywany w terminach określonych w planie urlopów. Zgodnie natomiast z ukształtowanym orzecznictwem sądów pracy, pracodawca ma z kolei możliwość zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu zaległego.

2. Co z osobami, dla których nie ma zajęcia w domu (np. z powodu niepełnosprawności)? Spotkałam się z rodzajem buntu pracownika, który pracuje w domu na własnym komputerze, natomiast ta osoba nie musi pracować.

[Paweł Punda] Telepraca, czy też praca zdalna, co do zasady może stanowić alternatywną formę świadczenia pracy dla osób z niepełnosprawnościami. W tym zakresie nie występują zasadnicze ograniczenia. Pamiętać jednak należy, że pracodawca, decydując się na wprowadzenie telepracy, jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi niezbędnego sprzętu oraz jego utrzymania i serwisu.

3. Jeżeli pracownik nie chciał wykonać pracy zleconej obecnie, to czy mogę go wysłać na urlop bezpłatny?

[Paweł Punda] Niestety nie. Urlop bezpłatny może być udzielony wyłącznie na wniosek pracownika. W tym zakresie jest konieczna aktywność pracownika. Pracodawca nie ma uprawnień do skierowania pracownika z własnej inicjatywy.

4. Czy decyzja o wyborze telepracy, bądź pracy zdalnej zależy wyłącznie od pracodawcy? Co z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest bardziej korzystne?
[Paweł Punda] Wprowadzenia możliwości świadczenia pracy w formie telepracy może wyjść z inicjatywy pracodawcy, jak również pracownika, który może w tym zakresie złożyć do pracodawcy wniosek (w formie papierowej lub elektronicznej). Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

5. Jeśli jestem w okresie wypowiedzenia, to czy pracodawca może wysłać mnie w tym okresie na tzw. postojowe (60% wynagrodzenia)?
[Paweł Punda] Okres wypowiedzenia stosunku pracy to czas, w którym praca powinna być normalnie świadczona przez pracownika. Jeśli w okresie wypowiedzenia zaistnieją okoliczności uzasadniające wprowadzenia wynagrodzenia tzw. postojowego, to wydaje się, że mogą nim zostać objęci także pracownicy pozostający w okresie wypowiedzenia.

6. Czy inicjatywa pracy zdalnej może wyjść tylko ze strony pracodawcy (np w sytuacji kiedy do wyboru jest „opieka” nad dzieckiem bądź praca zdalna)?

[Paweł Punda] Zgodnie z art. 3 tzw. „Spec Ustaw”. Pracodawca w celu przeciwdziałania COVID-19 może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Z przepisu tego wynika, że inicjatywa w skierowaniu pracownika do pracy zdalnej może wyjść wyłącznie od pracodawcy, w odróżnieniu od przypadku telepracy, gdzie z wnioskiem możem wystąpić także pracownik.

Jak (nie) kontrolować pracowników podczas pracy zdalnej

Paweł Grzesik (trener, facylitator i konsultant)

Prezentacja składała się z części typowo prelekcyjnej, ale tez interaktywnej, podczas której uczestnicy pytani byli o dominujące emocje i postawy pracowników i menedżerów w obecnej sytuacji pracy zdalnej. Omówione zostały m.in.:

• ryzyka, związane z. nową sytuacją rozproszenia zespołu,
• narzędzia, służące przeciwdziałaniu izolacji oraz budowaniu zaufania menedżera,
• wskazówki odnośnie organizacji pracy,
• sugestie, jak w pracy zdalnej osiągnąć wysoką efektywność.
• Q&As

1. Jakiś sprawdzony pomysł na dzielenie się z zespołem (ok 50 os.) kto nad czym aktualnie pracuje, a kiedy jest dostępny na “wrzutki” od innych? Chodzi o taki przypadek, gdy nie ma możliwości ustalenia stałych godzin takich aktywności ze względu na dużo innych spotkań online w nieregularnych godzinach. Status “dostępny” to też za mało — dostępny jest wtedy dla całej firmy.

[Paweł Grzesik] Polecam 2 narzędzia: Trello — program, który w przejrzystej graficznie formie pozwala wszystkim zainteresowanym śledzić postęp prac w projektach i obłożenie pracą poszczególnych osób. Drugie narzędzie to Slack, które pozwala np. wydzielić kanał czatowy na “wrzutki” i można w łatwy sposób komunikować, kto daną “wrzutkę” przejmuje. Slack pozwala też łączyć się z innymi aplikacjami. Jak rozumiem, tymi możliwościami dysponuje też MS Teams, ale tu nie jestem ekspertem.

2. Gdzie szukać materiałów, opracowań nt. efektywności pracy w 100% zdalnej vs. tradycyjnej?

[Paweł Grzesik] Nie znam obszernych pozycji, porównujących efektywność pracy zdalnej do pracy tradycyjnej. Dostępnych jest dużo drobnych materiałów na YouTube i LinkedIn, które najłatwiej znaleźć używając tagów.

3. Pytanie bardziej „miękkie”: w jaki sposób mogę zachęcić moich współpracowników (marketing i zarząd) do stworzenia takiego “heheszkowego” kanału na Teamsach? Zauważyłam, że raczej jest skłonność do używania do tego typu komunikacji intranetu (Emplo), ale to nie angażuje pracowników tak bardzo jak bym chciała.

[Paweł Grzesik] Jestem raczej zwolennikiem pytania i wspólnego wypracowania sposobów na “podtrzymywanie relacji” w zespole. Może dobre byłoby pytanie wprost “W jaki sposób możemy wzmacniać relacje w zespole/ troszczyć się o fajną atmosferę? Co możemy zrobić? Jakie mamy pomysły na podtrzymanie atmosfery zespołowej?” Jeżeli rozwiązania zostaną wypracowane razem, to też zaangażowanie w ich wdrożenie będzie znacznie większe, w przeciwnym razie zawsze będzie ktoś, kto będzie się czuł zmuszony.

Narzędzie wspierające pracę zdalną zespołów — Microsoft Teams

Jarosław Szybiński (Business Development Manager TTMS).

Omówiona została większość funkcjonalności MS Teams, jako platformy komunikacyjnej, którą można podzielić na:

• część osobistą (czaty, czaty grupowe, videokonferencje),
• część zespołową, jako rozbudowaną przestrzeń dla teamu, umożliwiającą nie tylko podstawową komunikację, ale też wspólną pracę na dokumentach, zadaniach, jak również integrację z innymi aplikacjami i systemami.
• Q&As

1. Czy znacie Zoom? Czy możecie porównać?

[Jarosław Szybiński] Zoom znam głównie z wysokiej jakości wideokonferencji. Na Teams pracuję od wielu lat od momentu wypuszczenia na rynek. Znalazłem porównanie obu platform: https://www.getapp.com/collaboration-software/a/microsoft-teams/compare/zoom/

Wynika z niego, że Teams sprawdza się bardziej w środowisku średniej/dużej firmy i wszędzie tam, gdzie jest potrzeba integracji z innymi usługami (AD — zarządzanie użytkownikami, maile, kalendarze itp.). Zoom jest chyba łatwiejszy w obsłudze — przynajmniej tak piszą w recenzjach, ma sporo fajnych możliwości w zakresie wideokonferencji (np. sygnalizacja problemów podczas konferencji, możliwość podzielenia grupy na pokoje), ale za to brakuje mu rozwiązań, które są zarządzane przez IT — a więc w dużych firmach, gdzie Teams pewnie wystarczy w 99%, ale za to będzie zgodny z wymaganiami działu bezpieczeństwa i compliance.

2. Ile z Twojego doświadczenia trwa wdrożenie organizacji w Teamsy?

[Jarosław Szybiński] To mocno zależy od stopnia przygotowania organizacji i trzeba rozpatrywać te pytanie przynajmniej w 2 aspektach:

• • Aspekt techniczny. Proste wdrożenie Microsoft Teams w firmie, która ma już Office 365 może trwać 1–2 dni, przy założeniu że pracownicy sami pobiorą klienta z Internetu. Z drugiej strony, jeśli firma ma mocno skomplikowaną strukturę AD, problemy z Single SignOn do uporządkowania, potrzeby w zakresie podłączenia telefonii komórkowej itp., to układanie architektury, przygotowanie infrastruktury i poukładanie całości może trwać parę tygodni.
  • Aspekt ludzki. Jeśli osoby do tej pory nie pracowały w Teams, to uruchamiamy taki proces zgodnie z metodyką ADKAR:

1. Zaczynamy utworzenie planu komunikacji — poinformowaniu pracowników o przejściu na nową platformę, żeby w ogóle wiedzieli, co się święci.
2. Potem po rozmowach wewnątrz przedstawiamy zalety przejścia na Teams w kontekście procesów biznesowych danej firmy, po to żeby wytworzyć chęć do zmiany, niezbędną do jej wdrożenia w firmie.
3. Teraz jest pora na szkolenia zgodnie z utworzonym planem szkoleń — zarówno online, jak e-learning.
4. Pracownicy prawidłowo przeszkoleni w zakresie zastosowania Teams w ich konkretnych scenariuszach pracy, mogą teraz efektywnie korzystać z Teamsów.
5. Stale przez okres następnych kilku tygodni dostarczamy porad, tworzymy konkursy, wspieramy managerów, po to, żeby nowe umiejętności weszły w krew.

3. Jak duży kawałek rynku, w dobie przechodzenia na pracę zdalną, Twoim zdaniem zajmie akurat MS Teams?

[Jarosław Szybiński] To bardzo ciekawe pytanie, teraz o market share walczy kilku głównych konkurentów — Microsoft, Slack, Google, Zoom, Facebook i inni, mniejsi gracze. Myślę, że wszyscy oni wygrają — dlatego, że sam rynek powiększył się ogromnie wraz z potrzebą pracy zdalnej w wielu firmach, które do tej pory z niej nie korzystały. Więc w liczbach bezwzględnych postęp będzie wszędzie. Jeśli chodzi o rynek, myślę że Microsoft sporo zyska. Zrobili i nadal robią naprawdę dużo i sporo z tych akcji jest teraz darmowa przez okres ½ roku dla firm — to dla Klientów wielka pomoc teraz i myślę, że zwróci się z nawiązką.

Była to już trzecia edycja spotkań dotyczących tematu zarządzanie zmianą. Kolejny webinar planujemy w kwietniu. Jeśli jesteś zainteresowany, dołącz do grupy na LinkedInie — Zarządzanie Zmianą — Change Management Poland i tam wypatruj informacji o następnych spotkaniach.

Marcin Kapuściński, TTMS