Posiada Pan/Pani starą wersję oprogramowania i niektóre elementy na stronie mogą nie działać poprawnie. Prosimy zaktualizować system, aby korzystać ze wszystkich funkcji na stronie.
light
dark
PL
light
dark

Podpis elektroniczny za pomocą Webcon BPS

Platforma WEBCON BPS jako narzędzie klasy DMS wspiera możliwość wykonania podpisu elektronicznego.

Realizowany jest za pomocą zewnętrznych dostawców takich jak: 

  • AdobeSign 
  • Autenti
  • DocuSign 
  • Skribble 

Aby wykorzystać możliwości podpisu dokumentów w WEBCON BPS, koniecznym będzie zastosowanie dodatku programistycznego rozszerzającego działanie platformy.

Całość działania frontu użytkownika (na przykładzie podpisu Autenti) jest stosunkowo prosta. Uzupełniając odpowiednio listę adresatów na formularzu (np. na specjalnie zaprojektowanej do tego liście pozycji) wyznaczamy osoby, które w konkretnej kolejności będą uzupełniały podpisu na dokumencie. Sterowanie kolejnością podpisu to jedna z zalet dodatku programistycznego realizującego funkcjonalność podpisu elektronicznego w Webcon BPS. Każda z osób musi mieć uzupełniony adres e-mail oraz numer telefonu (jeżeli będzie podpisywać dokument zwykłym podpisem z dodatkową (opcjonalną) weryfikacją sms).  

Diagram procesu podpisu ze strony producenta wygląda następująco: 

Źródło: https://kb.webcon.pl/podpisy-cyfrowe-autenti-w-webcon-bps/ 

Dodatkowo do podpisu możemy dołożyć dodatkowe informacje stałe, jak np. dane kontaktowe firmy – jeżeli podpis wykonuje np. osoba w charakterze prezesa firmy. Oczywiście przykład z prezesem jest jedynie symboliczny. Dane adresowe można podpiąć pod dowolną osobę, która została zdefiniowana na liście osób do podpisu. Jest to jedynie kwestia konfiguracji danych na formularzu oraz rzecz jasna – dodatku SDK. 

Jeżeli użytkownik posiada certyfikat umożliwiający podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym (oficjalnie uznawanym podpisem – takim jak odręczny w urzędzie) to dane do zalogowania poda dopiero w momencie podpisu na platformie Autenti. 

Całość rozwiązania z poziomu użytkownika jest prosta. Wyznaczone załączniki wysyłamy na platformę Autenti za pomocą Webcon BPS SDK. Dokument wysyła się do wyznaczonych adresatów, których konfiguruje lista na formularzu na platformie Webcon BPS. Automatycznie zostają wysłane wiadomości e-mail do pierwszego adresata z prośbą o podpis dokumentu (rodzaj podpisu również możemy określić na formularzu za pomocą jego konfiguracji). Po podpisie przez pierwszą osobę, druga osoba dostaje e-mail z prośba o podpis. Wiadomości zostają wysłane na wyznaczone adresy mailowe. Po zakończeniu procedury podpisu wszyscy adresaci mogą pobrać podpisany dokument.  

Dodatkowe rozszerzenie pozwala również na automatyczne pobieranie podpisanych dokumentów na platformę Webcon BPS do konkretnego formularza (ponieważ, podczas wysyłki dokumenty mapują się po konkretnych, nadawanych w tym momencie identyfikatorach, które odczytują elementy w systemie Webcon BPS). Ponadto dodatek SDK do Webcon BPS pozwala na sprawdzanie statusu dokumentu. Taka funkcja przydaje się kiedy np. dokument w Webconie procesowany jest przez dział HR, a podpisy wykonywane są przez osoby z Zarządu. Nikt nie ma informacji o postępach podpisu zarządu. Wtedy funkcja „sprawdź status podpisu” zwracająca informacje na temat adresu mailowego, który jest kolejny w kolejce do podpisu okazuje się bardzo pomocna 😊 

Całość działania została również zobrazowana na poniższym diagramie: 

Źródło: https://kb.webcon.pl/podpisy-cyfrowe-autenti-w-webcon-bps/ 

O innych możliwościach platformy WEBCON BPS przeczytasz w pozostałych artykułach. Zapraszamy do lektury:

Transformacja cyfrowa 4.0 w 4 krokach

Procesy biznesowe w prostszej formie – Webcon

Przewagi Webcon

Czy Webcon jest jak kremówki?

Co mają wspólnego Webcon i budowanie z klocków?


Cezary Rzucidło – Transition Technologies MS